Langkah terbaik yang harus dilakukan apabila arsip kantor tidak bernilai guna adalah?

Kenyataan yang ada saat ini, masih banyak instansi pemerintah maupun swasta yang belum menaruh perhatian secara proporsional terhadap penyimpanan maupun pengelolaan arsip inaktif. Tidak jarang arsip inaktif disimpan di gudang yang sama sekali tidak memenuhi persyaratan sebagai ruang simpan arsip. Arsip inaktif sering dianggap sebagai barang yang sudah tidak bernilai guna lagi, di tumpuk di gudang bercampur dengan barang-barang nonarsip sehingga arsip mengalami kerusakan, baik disebabkan oleh kelembaban udara, debu, serangga, air, maupun jamur.

Kondisi ini pada umumnya disebabkan karena tidak adanya tenaga terampil atau arsiparis yang mampu mengelola arsip tersebut, tidak berjalannya proses penyusutan arsip, dan kurang adanya apresiasi Arsiparis Arsip UGM tentang pentingnya arsip dari pimpinan unit kerja. Hal ini berakibat ketika dilakukan proses pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan (Records Center) kondisi penyimpanannya masih dalam karung, bercampur antara arsip dan nonarsip, kode klasifikasi dalam arsip masih beragam, tidak ada berita acara penyerahan dan belum ada alat temu baliknya sehingga apabila dibutuhkan arsip tersebut tidak dapat ditemukan.

Untuk mengatasi hal tersebut, diperlukan manajemen arsip inaktif yang berjalan dengan baik sehingga arsip inaktif memiliki nilai guna dan tidak menjadi beban organisasi. Selain itu, dalam rangka pengelolaan arsip inaktif perlu penanganan secara khusus agar terjaga keselamatan fisik dan informasinya. Salah satu sarana untuk mendukung kegiatan tersebut adalah Records Center yang berfungsi sebagai tempat pengelolaan dan penyimpanan arsip inaktif dan sebagai solusi untuk mengatasi arsip inaktif yang tidak teratur.

Terkait dengan kondisi di atas, tulisan ini disusun sebagai upaya untuk memberikan solusi untuk mengatasi permasalahan arsip inaktif tidak teratur baik di instansi pemerintah maupun swasta sekaligus sebagai sarana sosialisasi. Secara garis besar, topik masalah yang dirumuskan adalah apa tujuan manajemen arsip inaktif, organisasi apa saja yang bertanggungjawab terhadap pengelolaan arsip inaktif, apa peran Records Center dalam mengatasi masalah arsip inaktif tidak teratur tersebut? Bagaimana langkah-langkah dalam pengelolaan arsip inaktif tidak teratur serta sarana dan prasarana apa yang dibutuhkan untuk mendukung pelaksanaan rekonstruksi arsip?

• oleh perpuskp
• 18 Oktober 2019 08:37:08
• 55862 views

Arsip Mempunyai Banyak Nilai Guna

Oleh : Retno Wahyuningsih, SIP

              Masyarakat sampai saat ini jika mendengar kata “arsip” maka akan segera terlintas dan terbayang kertas yang ada disebuah ruangan penuh dengan debu kotor dan tidak terkelola dengan baik. Hal ini akan berlangsung terus menerus selama masyarakat belum menyadari akan arti penting arsip tersebut. Menurut  Undang- Undang Nomor : 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Artinya arsip itu adalah rekaman informasi atau kegiatan yang telah dilakukan oleh penciptanya yang mempunyai nilai guna masa lalu, masa kini dan masa yang akan datang.

              Arsip adalah adalah warisan yang tidak tergantikan untuk generasi berikutnya.Dari informasi yang terekam dalam lembaran arsip generasi kita dapat belajar seperti sejarah, perencanaan dan lainnya. Arsip dapat di katakan sebagai sumber ilmu pengetahuan. Arsip dan informasi tidak terpisahkan. Dalam belajar kita memerlukan sumber informasi, dan arsip adalah jawabannya. Bagaimana arsip dapat menjadi sumber informasi dalam kita belajar harus terus disebarluaskan kepada masyarakat. Arsip juga merupakan sumber informasi untuk melakukan penelitian bagi masyarakat atau peneliti. Lembaga kearsipan sebagai lembaga pengelola arsip juga harus menyediakan arsip tersebut dengan pengelolaan terbaik agar jika masyarakat akan belajar dengan arsip akan segera memperoleh informasi yang diperlukan dengan cepat dan tepat.

              Dilihat dari fungsinya, arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis (Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan). Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

              Dalam Keputusan Kepala ANRI Nomor 7 Tahun 2001 arsip  mempunyai nilai guna primer yaitu nilai guna yang didasarkan pada kepentingan instansi pencipta arsip dan nilai guna sekunder yaitu nilai guna yang didasarkan pada kepentingan orang/lembaga diluar pencipta arsip. Nilai guna primer dimiliki oleh arsip dinamis. Nilai guna primer terdiri dari :

1.    Nilai guna administrasi yaitu nilai guna yang dilihat dari tanggung jawab pelaksanaan tugas-tugas kedinasan lembaga pencipta arsip

2.    Nilai guna hukum yaitu nilai guna yang berkaitan dengan tanggung jawab kewenangan yang berisikan bukti-bukti kewajiban dan hak secara hukum

3.    Nilai guna keuangan yaitu nilai guna arsip yang menggambarkan transaksi keuangan

4.    Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu nilai guna arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hsil/akibat dari penelitian murni atau penelitian terapan.

              Sedangkan nilai guna sekunder arsip menurut Peraturan Kepala ANRI  Nomor : 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Penilaian Kriteria dan Jenis Arsip Yang Memiliki Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip diluar pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional dan memori kolektif bangsa. Nilai guna sekunder dimiliki arsip statis. Dan nilai guna sekunder arsip  terdiri dari :

1.    Nilai guna evidential yaitu nilai guna yang merupakan bukti keberadaan suatu organisasi/lembaga serta bukti prestasi intelektual yang bersangkutan.

Arsip yang bernilaiguna kebuktian (evidential) adalah arsip yang mempunyai nilai isi informasi yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dibentuk, dikembangkan, digabung, dibubarkan, diatur serta dilaksanakannya fungsi dan tugas.

Kriteria arsip bernilaiguna evidential adalah sebagai berikut:

a.    Merupakan bukti keberadaan, perubahan, pembubaran suatu lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan;

b.    Merupakan bukti dan informasi tentang kebijakan strategis organisasi;

c.    Merupakan bukti dan informasi tentang kegiatan pokok organisasi;

d.    Merupakan bukti dan informasi tentang interaksi organisasi dengan komunitas klien yang dilayani;

e.    Merupakan bukti hak dan kewajiban individu dan organisasi;

f.     Memberi sumbangan pada pembangunan memori organisasi untuk tujuan keilmuan, budaya, atau historis;

g.    Berisi bukti dan informasi tentang kegiatan penting bagi stake holder internal dan eksternal.

2.    Nilai guna informasional adalah nilai informasi yang terkandung dalam arsip bagi kepentingan penelitian dan kesejarahan  yaitu informasi mengenai orang/tokoh, tempat, benda peristiwa dan lain sebagainya. Arsip yang bernilaiguna informasional adalah arsip yang mempunyai nilai isi informasi yang mengandung kegunaan untuk berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi penciptanya, yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya.

Kriteria arsip bernilaiguna informasional adalah arsip yang berkaitan dengan hal-hal sebagai berikut :

a.    Orang-orang penting/tokoh berskala nasional, provinsi, kabupaten/kota, dan komunitas perguruan tinggi;

b.    Fenomena, peristiwa (event), kejadian luar biasa, tempat penting berskala nasional, provinsi, kabupaten/kota, dan komunitas perguruan tinggi;

c.    Masalah penting yang menjadi isu nasional, provinsi, kabupaten/kota, dan komunitas perguruan tinggi.

3.    Nilai guna intrinsik yaitu nilai guna yang melekat (inherent) pada karakteristik dokumen karena faktor keunikan yang terkandung didalamnya seperti usia arsip, isi, cap atau stempel, atau media arsipnya.

Arsip yang bernilaiguna intrisik adalah arsip yang memiliki keunikan maupun kelangkaan yang melekat pada isi, struktur, konteks, dan karakter arsip seperti usia arsip, isi, pemakaian katakata, seputar penciptanya, tanda tangan, cap/stempel yang melekat.

              Arsip sebagai dokumen tertulis tidak pernah dengan sengaja diciptakan untuk kepentingan sejarah. Arsip yang pada saat diciptanya sebagai arsip biasa, setelah berpuluh tahun kemudian ternyata menjadi arsip yang sangat berharga dan penting sekali bagi pengungkapan peristiwa sejarah atau sebagai sumber penelitian. Arsip dikatakan sebagai sumber “primer”, sebab:

1. Diciptakan sejaman dengan peristiwa saat terjadi

2. Dekat dengan kejadian, sehingga subyektivitasnya kecil;

3. Sebagai “firsthand knowledge”, kredibilitasnya bisa diandalkan.

Dari beberapa nilai guna diatas, sudah jelas bahwa arsip adalah sebagai sumber  informasi dan sumber belajar yang sangat penting. Sebagai salah satu sumber informasi, arsip memiliki banyak fungsi untuk menunjang proses kegiatan administratif dan manajemen birokrasi, disamping sebagai sumber primer bagi para peneliti/akademisi. Arsip yang tercipta harus dikelola agar dapat digunakan untuk kepentingan masyarakat dan juga untuk menunjang perkembangan ilmu pengetahuan.***

DAFTAR PUSTAKA

UU nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan

Peraturan Kepala ANRI  Nomor : 19 Tahun 2011 tentang Pedoman  Penilaian Kriteria dan jenis Arsip Yang Memiliki Nilai Guna Sekunder

Keputusan Kepala ANRI Nomor 7 Tahun 2001 tentang Pedoman Penelitian Arsip bagi Instansi pemerintah, Badan usaha dan Swasta

Musliichah, Peranan Arsip dalam Pengembangan Ilmu Pengetahuan dan Peradapan. Dalam Buletin Khazanah, Volume 7,  Nomor 1,  Maret 2014, Yogyakarta: Arsip Universitas Gadjah Mada 

Langkah terbaik jika arsip arsip kantor sudah tidak bernilai guna adalah?

Jenis alat komunikasi portable yang bebas digunakan di mana pun dan mutlak diperlukan adalah?

Perabot kantor apa saja?

Penggandaan naskah merupakan pekerjaan yang penting dalam kantor Berikut adalah mesin yang dipakai untuk menggandakan naskah?